Umwandlung einer Einzelfirma in eine Kapitalgesellschaft: Schritte und Auswirkungen

Warum von einer Einzelfirma zu einer Kapitalgesellschaft wechseln

Wenn eine Einzelfirma ein bestimmtes Aktivitätsniveau erreicht, erfolgt der Wechsel zu einer Kapitalgesellschaft oft aus vier Gründen. Besserer Schutz des Privatvermögens, Vorbereitung auf die Aufnahme von Partnern oder Investoren, Nutzung einer passenderen Besteuerung und Professionalisierung der Struktur.

Der Vermögensschutz ist der direkteste Grund. In einer Einzelfirma haftet der Eigentümer für die Schulden des Unternehmens unbegrenzt und persönlich. Bei einer GmbH ist die Haftung grundsätzlich auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt (Art. 794 OR).

Die Eigentumsstruktur ist der zweite Grund. Eine Einzelfirma hat keine Gesellschafter. Eine GmbH kann Stammanteile ausgeben und ihr Kapital für Partner oder Investoren öffnen, auch um Mittel aufzunehmen.

Der dritte Grund ist das Image. Ein Firmenname ohne Familiennamen und der Nameenschutz in der ganzen Schweiz können beruhigend wirken. Eine Eintragung im Handelsregister als Kapitalgesellschaft kann bei Geschäftspartnern und Banken mehr Vertrauen wecken.

Der steuerliche Aspekt hängt vom Gewinnniveau ab. Einige Leitfäden sehen den Vorteil einer GmbH, wenn der Gewinn dauerhaft etwa 100'000 bis 150'000 CHF übersteigt. Die Aufteilung zwischen Lohn und Dividenden ermöglicht es dann, einen Teil des Einkommens aus der Progression der Einkommenssteuer herauszunehmen.

Vorteile und Risiken der Umwandlung in eine Kapitalgesellschaft

Wahl zwischen GmbH und AG: Kapitalbedingungen

Für eine GmbH ergibt sich die Grundbedingung aus der Bilanz. Der Nettovermögen der Einzelfirma, Aktiven minus Passiven, muss mindestens 20'000 CHF betragen. Dieser Betrag entspricht dem Mindeststammkapital. Wenn die Umwandlungsbilanz einen niedrigeren Nettovermögen ausweist, muss die Differenz vor der Gründung durch eine Einlage ausgeglichen werden.

Für eine AG beträgt das mindeste Aktienkapital 100'000 CHF. Zwanzig Prozent müssen zum Zeitpunkt der Gründung einbezahlt sein, jedoch mindestens 50'000 CHF. Der erforderliche Kapitaleinsatz ist daher deutlich höher als bei einer GmbH.

Die Wahl hängt dann von der gewünschten Rechtsform der Kapitalgesellschaft ab. Die GmbH eignet sich für einen kleinen Kreis von Gesellschaftern und eine einfache Führung. Die AG setzt ein grösseres Kapital voraus. Sie richtet sich eher an Projekte, die den Eintritt von Investoren oder die Ausgabe von Aktien erfordern.

In beiden Formen kann das Kapital in Form von Sacheinlagen eingebracht werden. Dies ermöglicht es, die Aktiven der Einzelfirma zu übertragen, anstatt Bargeld zusammenzutragen.

GmbH vs. AG: Vergleich der Kapital- und Führungsbedingungen

Eine Vermögensübertragung, keine einfache Umwandlung

In der Schweiz kann eine Einzelfirma nicht durch ein einfaches Formular oder eine Statusänderung in eine GmbH oder AG umgewandelt werden. Es gilt, die individuelle Tätigkeit einzustellen, eine neue Gesellschaft zu gründen, das Vermögen von der einen zur anderen zu übertragen und dann die Einzelfirma aus dem Handelsregister zu löschen.

Das Obligationenrecht und das Fusionsgesetz (FusG) regeln die Modalitäten der Übertragung von Aktiven und Passiven.

Die Operation nimmt tatsächlich die Form einer Vermögensübertragung im Sinne von Art. 69 ff. FusG an. Die Aktiven und Passiven der Einzelfirma werden als Sacheinlage in die neue Gesellschaft eingebracht. Die Einzelfirma wird anschliessend aus dem Handelsregister gelöscht. Die Übertragung erfolgt durch partielle Gesamtrechtsnachfolge. Verträge, Arbeitsverhältnisse und Verpflichtungen gehen insgesamt auf die neue Gesellschaft über.

Praktische Schritte der Umwandlung

Die Sequenz beginnt mit der buchhalterischen Schliessung der Einzelfirma. Dies erfordert die Erstellung einer Umwandlungsbilanz zum Datum der Übertragung. Material, Forderungen, liquide Mittel und andere Aktiven werden den Schulden und Krediten gegenübergestellt. Diese Bilanz muss einen Nettovermögen von mindestens 20'000 CHF ausweisen, um das Kapital einer GmbH zu bilden. Sie wird anschliessend von einem Revisor geprüft, der den Wert des Unternehmens bestätigt.

Es ist üblich, den 1. Januar zu wählen, um die Buchhaltung zu vereinfachen. Wenn die Gründung im ersten Halbjahr erfolgt, kann die Wirkung manchmal rückwirkend auf Anfang Jahr datiert werden.

Anschliessend folgt die eigentliche Gründung. Man bereitet die Statuten und die Gründungsdokumente vor. Die Unterschrift wird anschliessend beglaubigt, beispielsweise bei einem Notariat. Die Beglaubigung bestätigt, dass sie tatsächlich vom Unterzeichner stammt.

Die Dokumente werden dem Handelsregister übermittelt, das die Eintragung vornimmt.

Schliesslich wird das Vermögen auf die Gesellschaft übertragen. Die globale Sacheinlage überträgt Aktiven und Passiven en bloc. Die Einzelfirma wird dann gelöscht. Es ist diese Löschung und nicht nur die Eintragung der neuen Gesellschaft, die das Ende der Tätigkeit in individueller Form markiert.

Praktische Schritte der Umwandlung einer Einzelfirma in eine Kapitalgesellschaft

Steuerliche Auswirkungen: Steueraufschub und Achtungspunkte

Der zentrale Punkt ist der Steueraufschub. Die Steuerbehörden gewähren ihn unter bestimmten Bedingungen, um zu vermeiden, dass der in der Einzelfirma angesammelte Mehrwert sofort besteuert wird. Konkret werden die stillen Reserven zum Zeitpunkt der Übertragung nicht besteuert.

Sie bleiben in der neuen Gesellschaft still. Der Aufschub ist weder automatisch noch ohne Anforderungen. Die gestellten Bedingungen müssen erfüllt und dokumentiert sein.

Mit der Gesellschaft ändert sich das Niveau der Besteuerung. Der Gewinn wird auf Ebene der Gesellschaft besteuert. Der Unternehmer entlöhnt sich durch ein Gehalt, gegebenenfalls ergänzt durch Dividenden. Diese Aufteilung kann die angestrebte steuerliche Wirkung erzielen, indem ein Teil des Einkommens aus der Progression der Einkommenssteuer herausgenommen wird.

Achtungspunkt: Das Risiko der indirekten Teilliquidation. Die in die Gesellschaft übertragenen stillen Reserven stammen aus einer Zeit, in der sie nicht besteuert wurden. Ihre Behandlung bei späteren Ausschüttungen muss daher antizipiert und dokumentiert werden. Andernfalls kann der Vorteil des Aufschubs in Frage gestellt werden.

Haftung, Sozialversicherungen und Buchhaltung

Die Kapitalgesellschaft bildet eine eigene Rechtspersönlichkeit, die von der des Unternehmers getrennt ist. Die Hauptfolge ist die Beschränkung der Haftung auf das Stamm- bzw. Aktienkapital. Das Privatvermögen ist grundsätzlich nicht mehr durch die Schulden des Unternehmens belastet. Bei einer Einzelfirma ist die Haftung hingegen unbegrenzt und persönlich.

Diese Trennung hat administrative Kosten. Die buchhalterische Funktionsweise wird strenger als bei einer Einzelfirma. Sie erfordert die Führung einer Buchhaltung und die Erstellung eines eigenen Jahresabschlusses für die Gesellschaft.

Die Sozialversicherungen des Eigentümers unterscheiden sich ebenfalls leicht von denen eines Selbstständigen. Dies hängt von der Entlöhnung und seiner Rolle in der Gesellschaft ab. Dieser Punkt sollte vor der Umwandlung mit einem Spezialisten geklärt werden. Er betrifft die Vorsorge und die Beiträge.

Kosten, Fristen und Begleitung

Drei Akteure sind am Prozess beteiligt. Der Notar ist für die Gründungsurkunde und die Beglaubigung der Unterschrift zuständig. Der Revisor prüft die Bilanz und bestätigt den Wert des Unternehmens. Ein Steuerspezialist kümmert sich um den Steueraufschub und die stillen Reserven.

Die Vorbereitung der Gründungsdokumente wird oft einem Berater anvertraut.

Bei den Fristen ist das entscheidende Element das gewählte Wirkungsdatum. Ein Ziel des 1. Januars erfordert die vorbereitende Schliessung und die Umwandlungsbilanz. Hinzu kommen die Wertprüfung, die Vorbereitung der Urkunden, die Beglaubigung und die Bearbeitungsfrist des kantonalen Handelsregisters.

Die Kosten setzen sich aus den Gebühren des Handelsregisters, den Honoraren des Notars, den Kosten der Wertprüfung und gegebenenfalls der Beratung zusammen. Sie variieren je nach Kanton und Komplexität der Situation. Fordern Sie ein kostenpflichtiges Angebot an, bevor Sie das Datum der Umwandlung festlegen.

Wichtige Punkte vor der Umwandlung prüfen

Fünf Prüfungen bedingen das Projekt. Der Nettovermögen der Umwandlungsbilanz muss für eine GmbH mindestens 20'000 CHF betragen. Für eine AG beträgt das aufzubringende Kapital 100'000 CHF, wovon 20 % einbezahlt sein müssen, jedoch mindestens 50'000 CHF.

Die Bilanz muss von einem Revisor geprüft werden. Die Statuten müssen vorbereitet und die Unterschrift beglaubigt werden. Die Eintragung im Handelsregister folgt. Anschliessend erfolgt die Übertragung des Vermögens durch partielle Gesamtrechtsnachfolge und die Löschung der Einzelfirma.

Steuerlich werden zwei Dossiers parallel vorbereitet. Das erste ist der Steueraufschub der stillen Reserven und dessen Dokumentation. Das zweite ist die Nachverfolgung des Risikos der indirekten Teilliquidation bei späteren Ausschüttungen.

Die Wahl zwischen GmbH und AG erfolgt nach dem angestrebten Gesellschafterkreis und dem verfügbaren Kapital. Die GmbH bleibt der übliche Weg, wenn der Nettovermögen des Unternehmens das erforderliche Minimum erreicht.

Der Kalender und die Aufteilung der Entlöhnung zwischen Lohn und Dividenden werden mit dem Notar, dem Revisor und einem Steuerspezialisten vor der Eintragung festgelegt. Es ist ratsam, ein Wirkungsdatum zu Beginn des Jahres anzustreben.