Handelsregistereintrag: Wann und wie man sein Unternehmen anmeldet

Eintragung ins Handelsregister: Was sich tatsächlich ändert

Das Handelsregister (HR) ist das öffentliche Verzeichnis der Schweizer Unternehmen. Es wird insbesondere über Zefix eingesehen, wo auch geprüft werden kann, ob eine Firma noch verfügbar ist.

Für eine GmbH oder AG ist die Eintragung keineswegs nebensächlich. Diese Kapitalgesellschaften sind juristische Personen, die von ihren Gründern getrennt sind. Die Haftung der Gesellschafter oder Aktionäre beschränkt sich auf ihre Kapitaleinlage. Im Falle von Schulden oder Konkurs ist das Privatvermögen geschützt; bei einer Einzelfirma haftet der Inhaber hingegen mit seinem gesamten persönlichen Vermögen.

Der Preis für diesen Schutz ist eine Transparenz, die je nach Rechtsform variiert. Bei einer GmbH sind die Namen der Gesellschafter im HR einsehbar – ein Nachteil für alle, die diskret bleiben möchten. Bei einer AG erscheinen die Aktionäre dort nicht.

Die AG muss jedoch intern ein Register der wirtschaftlich Berechtigten führen. Dieses Register erfasst jeden Aktionär, der mindestens einen Viertel des Kapitals hält, andernfalls droht eine Busse von CHF 10'000. Hinzu kommen die spezifischen buchhalterischen Pflichten der Kapitalgesellschaften.

Zwei Fragen genügen, um den weiteren Ablauf zu strukturieren. Fällt Ihr Vorhaben unter die obligatorische Anmeldung? Und wie läuft das Verfahren konkret ab, von der Wahl der Rechtsform bis zur Eintragung ins HR?

Wann die Eintragung obligatorisch ist – und wann nicht

Für die GmbH und die AG gehört die Eintragung ins HR zu den Gründungsschritten. Die GmbH verlangt ein mindestens voll einbezahltes Stammkapital von CHF 20'000. Die AG erfordert CHF 100'000, wovon bei der Gründung mindestens die Hälfte – also CHF 50'000 – einbezahlt sein muss. In beiden Fällen wird das Kapital vor der Eintragung auf einem gesperrten Konsignationskonto bei einer Schweizer Bank hinterlegt.

Die Einzelfirma folgt einer anderen Logik: Kein Mindestkapital, und die Eintragung ins HR ist nur obligatorisch, wenn der Umsatz CHF 100'000 überschreitet. Darunter kann die Tätigkeit ohne Eintragung ausgeübt werden, doch bleibt die Haftung auf das persönliche Vermögen unbeschränkt. Bei den Sozialversicherungen trägt der Selbstständigerwerbende die gesamten AHV-Beiträge allein – sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil –, was rund 10 % seines Nettoeinkommens entspricht. Da kein Arbeitgeber vorhanden ist, teilt niemand diese Last.

Der Wechsel von einer Form zur anderen spielt sich auch auf steuerlicher Ebene ab: Ab einem Gewinn von CHF 80'000 bis 100'000 wird die GmbH steuerlich vorteilhafter als die Einzelfirma. Und wenn die Tätigkeit im eigenen Namen mit einem Geschäftslokalmietvertrag oder bedeutenden Lagerbeständen verbunden ist, ist eine Rechtsform mit beschränkter Haftung dringend empfohlen.

Einzelfirma vs. GmbH vs. AG: Vergleich der Schlüsselmerkmale

Die Schritte vor der Hinterlegung beim HR

Die Gründung folgt einer Sequenz. Das HR bildet das letzte Glied: Firmennamen definieren und dessen Verfügbarkeit auf Zefix prüfen, Rechtsform wählen, Gründungsdokumente vorbereiten (Statuten, öffentliches Dokument). Danach ein Konsignationskonto eröffnen, das Kapital einzahlen und schliesslich das Einschreibegesuch einreichen.

Der Businessplan ist in der Schweiz keine gesetzliche Pflicht, wird aber dringend empfohlen. Er ermöglicht es, die Tragfähigkeit des Projekts zu überprüfen, bevor die Gründungskosten anfallen.

Der Gang zum Notar ist sowohl für eine GmbH als auch für eine AG obligatorisch. Die Gründung erfolgt durch öffentliches Dokument auf der Basis von Statuten, die unter anderem den Namen und den Zweck der Gesellschaft festlegen.

Das Kapital wird in dieser Phase geregelt. Für eine GmbH CHF 20'000, voll einbezahlt, auf ein bankliches Konsignationskonto überwiesen; die Einlagen können in Bar oder in Natur erfolgen. Für eine AG CHF 100'000, wovon mindestens CHF 50'000 bei der Gründung einbezahlt sein müssen.

Dem Notar und dem HR muss ein Mittelherkunftsnachweis erbracht werden. Dies ist zu antizipieren, wenn Sie bei einer AG nur einen Teil des Kapitals einbezahlen: Die Gesellschaft darf dann nur Namenaktien ausgeben. Inhaberaktien sind in dieser Konfiguration verboten.

Die Form muss gewählt, der Firmenname verfügbar, die Statuten unterzeichnet und das Kapital hinterlegt sein. Ohne diese Elemente kann kein Dossier eingereicht werden.

Die Hinterlegung beim Handelsregister in der Praxis

In der Praxis beurkundet der Notar die Gründung. Er leitet das Einschreibegesuch an das HR zusammen mit den Belegen weiter: Statuten und öffentliches Dokument, Nachweis der Kapitaleinzahlung und Hinterlegung auf dem Konsignationskonto, Angabe des Sitzes und der Organe. Die Eintragung stellt den letzten Schritt der Gründung dar.

Was einsehbar wird, variiert je nach Form. Bei einer GmbH erscheinen die Namen der Gesellschafter im HR: Die Transparenz ist total, was jene stören kann, die diskret bleiben wollen. Bei einer AG erscheinen die Aktionäre nicht.

Im Gegenzug muss die AG ein internes Register der wirtschaftlich Berechtigten führen. Es erfasst jeden Aktionär, der mindestens 25 % des Kapitals hält, andernfalls droht eine Busse von CHF 10'000. Die Wahl der Form hängt also auch davon ab, was Sie öffentlich machen möchten.

Für den Unternehmer markiert die Eintragung den Moment, in dem die Gesellschaft gegenüber Banken, Partnern und Behörden existiert. Erst ab diesem Zeitpunkt können Geschäftskonten, Verträge und Verpflichtungen im Namen der juristischen Person unterzeichnet werden.

Vor- und Nachteile der GmbH vs. AG

Zu erwartende Fristen und Kosten

Rechnen Sie im Allgemeinen mit zwei bis drei Wochen für den gesamten Gründungsprozess. Die Dauer setzt sich wie folgt zusammen: Eine bis drei Wochen Vorbereitung – Rechtsform, Firmenname, Statuten, Eröffnung des Konsignationskontos, Kapitaleinzahlung. Dann eine bis zwei Wochen für die notarielle Beurkundung und die Eintragung ins HR.

Bei den Kosten rechnen Sie mit einer Grössenordnung von CHF 4'000 bis 6'000 für die Gründung einer AG, exklusive Stammkapital. Dieses Kapital ist keine Kostenposition: Es wird hinterlegt und steht anschliessend der Gesellschaft zur Verfügung.

Nach der Eintragung: Beginnende Pflichten

Der Tätigkeitsbeginn löst mehrere Verpflichtungen aus, die in den ersten Wochen zu erledigen sind. Die MWST gehört zu den Pflichten, die nach der Gründung zu prüfen sind. Bei den Sozialversicherungen betreffen die AHV-Beiträge beim Selbstständigerwerbenden den gesamten Gewinn. Dieser trägt beide Anteile selbst, also rund 10 % seines Nettoeinkommens.

Bei einer GmbH sind die buchhalterischen Pflichten vereinfacht, wobei in bestimmten Fällen eine Befreiung von der Revisionspflicht möglich ist. Die Gesellschafter werden auf die erhaltenen Dividenden besteuert, während die Gesellschaft die Gewinnsteuer bezahlt.

Bei einer AG können Aktionäre die Schwelle von 25 % des Kapitals überschreiten. Das Register der wirtschaftlich Berechtigten muss dann erstellt und aktuell gehalten werden, andernfalls droht eine Busse.

Als Richtwert: In Genf wurde die kommunale Gewerbesteuer Anfang 2024 abgeschafft. Der effektive Gesamtsteuersatz (Kanton, Gemeinde und Bund) liegt für in der Stadt Genf domizilierte Unternehmen bei 14,7 %.