Unternehmensgründung in der Westschweiz: Schritte, Bewilligungen und Pflichten

Wahl der Rechtsform und des Firmennamens

Die Rechtsform bestimmt die vorzubereitenden Dokumente, die Notwendigkeit eines Notariatsakts, die Eintragung im Handelsregister (HR) sowie die ersten Anmeldungen. Sie legt auch die Höhe des erforderlichen Kapitals fest.

Das Einzelunternehmen eignet sich für eine einzelne Person unter ihrem eigenen Namen. Die Kollektivgesellschaft (KG) vereint mehrere Gesellschafter rund um dieselbe Tätigkeit.

Die Kommanditgesellschaft verbindet verschiedene Kategorien von Gesellschaftern. Einige beteiligen sich direkter an der Führung des Unternehmens.

Die Aktiengesellschaft (AG) und die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) sind Kapitalgesellschaften. Ihre Gründung setzt einen Gründungsakt und eine Struktur voraus, die auf Projekte mit Partnern oder Investoren oder auf die Beschränkung der persönlichen Haftung zugeschnitten ist.

Das Mindestkapital ist im Obligationenrecht (OR) festgelegt. Für die AG muss das Aktienkapital mindestens CHF 100'000 betragen (Art. 621–622 OR) und zu mindestens 20 %, jedoch mindestens CHF 50'000, einbezahlt sein (Art. 632 OR). Für die GmbH muss ein Stammkapital von mindestens CHF 20'000 gebildet werden (Art. 773 OR), in bar oder durch Sacheinlagen.

Der Name unterliegt Regeln, die von der gewählten Form abhängen. Beim Einzelunternehmen muss er den Familiennamen enthalten.

Zusätze sind zulässig, solange sie keine Beziehungen zwischen dem Unternehmen und anderen Personen vermuten lassen. Beispiele: «Muller» oder «Muller café du commerce».

Bei der KG und der Kommanditgesellschaft ist der Name frei wählbar, aber die Rechtsform muss darin erscheinen: «KG», «Kmdt» oder «KmdtA». Ein Zusatz wie «& Cie» ist möglich, wenn die Form ebenfalls präzisiert wird: «Muster & Cie KG».

Bei Kapitalgesellschaften ist der Name frei wählbar. Der Zusatz «AG» oder «GmbH» ist obligatorisch.

Das kantonale Amt prüft anschliessend im HR, ob noch kein identisches Unternehmen existiert. Das Registeramt kontrolliert nicht das Verwechslungsrisiko mit lediglich ähnlichen Firmennamen: Es empfiehlt sich, einen unterscheidungskräftigen Namen zu wählen.

Bei der AG und der GmbH kann der Name nach der Gründung durch eine Statutenänderung geändert werden, die in der Generalversammlung beschlossen wird. Dieser Vorgang erfordert einen öffentlichen Urkundenakt und eine Eintragung im HR.

Vorbereitung der Unterlagen für die Handelsregistereintragung

Die Unterlagen für die HR-Eintragung umfassen das formularspezifische Merkblatt zur Rechtsform, das Einschreibegesuch und je nach Fall einen Nachweis über den Sitz oder das Büro. Der genaue Inhalt hängt von der Rechtsform und dem Kanton ab.

Das Einzelunternehmen oder die KG reicht das Informationsblatt, das Einschreibegesuch, den Nachweis des Sitzes oder Büros und gegebenenfalls eine Kopie des Mietvertrags der Räumlichkeiten ein. Die Beglaubigung der Unterschrift erfolgt nach Erhalt der Unterlagen.

Genf dient als Beispiel. Für ein Einzelunternehmen ab einem Jahresumsatz von 100'000 Fr. gemäss der kantonalen Seite für dieses Profil muss die Tätigkeit vor der Eintragung begonnen haben. Das Unternehmen muss zudem über ein Büro im Kanton verfügen.

Diese Schwelle von 100'000 Fr. ist spezifisch für das Genfer Profil des Einzelunternehmens. Sie betrifft die Eintragung im HR.

Befindet sich der private Wohnsitz des Inhabers ausserhalb des Kantons, muss nachgewiesen werden, dass das Unternehmen tatsächlich im Kantonsgebiet ansässig ist. Eine Kopie des Mietvertrags der Räumlichkeiten kann als Nachweis dienen.

Die Eintragung kann online über das kantonale virtuelle Schalterfenster erfolgen, nachdem ein Konto für Online-Verfahren eröffnet wurde. Sie kann auch per Post eingereicht werden.

Dazu muss das für die Rechtsform spezifische Informationsblatt ausgefüllt und an das HR gesendet werden. Dieses erstellt daraufhin das Einschreibegesuch und sendet es zur Unterzeichnung. Der Gründer kann dieses Gesuch auch selbst verfassen und übermitteln.

Das Gesuch ist ein datiertes und unterzeichnetes Schreiben mit dem Titel «Einschreibegesuch» und in französischer Sprache verfasst. Es erwähnt die Firma, die vollständige Adresse, den Zweck und die Identität des Inhabers.

Für Personen schweizerischer Nationalität umfasst die Identität Name, Vorname und Heimatort. Für andere gibt sie die Nationalität und die Wohngemeinde an.

Bei Bedarf präzisiert das Gesuch weitere zur Vertretung des Unternehmens befugte Personen samt ihrer Zeichnungsart. Bei Eingang der Unterlagen wird der Antragsteller zur Beglaubigung seiner Unterschrift kontaktiert.

Für eine KG sehen die Genfer Vorschriften ebenfalls eine Niederlassung im Kanton vor. Das Gesuch muss die Unterschriften aller Gesellschafter tragen.

Der Inhalt der Unterlagen hängt also eng vom rechtlichen Profil ab. Vor der Einreichung sollte beim HR des betreffenden Kantons die genaue Liste der beizulegenden Dokumente überprüft werden, um Hin- und Herlaufen zu vermeiden.

AG und GmbH: Der Gang zum Notar vor der Eintragung

Für die AG und die GmbH unterscheidet sich der Ablauf von dem bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften. Die Unterlagen werden im Hinblick auf die notarielle Beurkundung vorbereitet.

Die Eintragung im HR erfolgt erst nach dem vor dem Notar geschlossenen Gründungsakt. Eine einfache Online-Anmeldung reicht daher nicht aus, um eine Aktiengesellschaft oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung zu gründen: Die notarielle Beurkundung geht der Eintragung voraus.

Das Portal EasyGov, das im November 2017 vom Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) lanciert wurde, erleichtert diesen Schritt, indem es bei der Vorbereitung der Unterlagen für die notarielle Beurkundung hilft. Es ersetzt jedoch nicht den notariellen Akt.

EasyGov ermöglicht die Gründung eines Einzelunternehmens, einer GmbH, einer AG, einer KG oder einer Kommanditgesellschaft. Der Dienst ist für AGs und GmbHs nur teilweise verfügbar, da der Gründungsakt erforderlich ist.

In der Praxis müssen Informationen über die Gründer, das Kapital und die Aufteilung der Anteile oder Aktien zusammengetragen werden. Anschliessend wird ein Termin mit dem Notar vereinbart. Eine vorbereitende Arbeit, sei es über EasyGov oder mit Hilfe eines Notars, verringert das Risiko unvollständiger Unterlagen bei der Einreichung im HR.

Vor der Eintragung eröffnen die Gründer einer GmbH ein Hinterlegungskonto bei einer Bank. Das Kapital wird dort hinterlegt und bleibt bis zur Veröffentlichung der Gründung der Gesellschaft im Handelsregister gesperrt; die Bank stellt gegen die Einzahlung eine Hinterlegungsbestätigung aus.

Zu den Startkosten kommen das Kapital hinzu. Für eine GmbH nennt das KMU-Portal des Bundes Beratungskosten von CHF 600 bis 2'000, Notarkosten von CHF 700 bis 2'000 für die Gründungsurkunden und Gebühren für die Handelsregistereintragung von CHF 600, solange das Stammkapital CHF 200'000 nicht übersteigt.

Erstanmeldungen durchführen: AHV, MWST und Unfallversicherung

Die Gründung ist mit der Eintragung im HR nicht abgeschlossen. Das Unternehmen muss noch bei der AHV-Ausgleichskasse, der Mehrwertsteuer (MWST) und der Unfallversicherung angemeldet werden.

EasyGov ermöglicht die Anmeldung eines neuen Unternehmens bei diesen drei Stellen für alle Rechtsformen.

Die Unfallversicherung ergibt sich aus dem Unfallversicherungsgesetz (UVG): Jede in der Schweiz beschäftigte Person ist obligatorisch versichert. Die Versicherung wird je nach Kategorie der Versicherten von der Schweizerischen Nationalen Unfallversicherungsanstalt (SUVA), von privaten Versicherern, von öffentlichen Unfallversicherungskassen und von Krankenkassen verwaltet.

Das Portal ermöglicht auch die Anmeldung des Unternehmens im Handelsregister, jedoch nur für Einzelunternehmen, KGs und Kommanditgesellschaften.

Diese Möglichkeit ergänzt das kantonale Schalterfenster. Sie entbindet nicht von der Einhaltung der kantonalen Anforderungen hinsichtlich der Dokumente und der Beglaubigung.

Die Schwelle von 100'000 Fr. Jahresumsatz wird vom Kanton Genf für die Eintragung eines Einzelunternehmens im Handelsregister genannt.

Die Bündelung dieser Anmeldungen auf einem einzigen Portal verhindert, dass ein Schritt vergessen wird. Jede Verpflichtung unterliegt ihren eigenen Bedingungen.

Für die MWST ist die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) die zuständige Behörde. Die ordentliche Schwelle der obligatorischen Steuerpflicht liegt bei einem weltweiten massgebenden Umsatz von 100'000 Fr. Die Anmeldung muss innerhalb von 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht erfolgen.

Die Registrierung und die MWST-Abrechnungen erfolgen online bei der ESTV. Die im Jahr 2026 geltenden Sätze betragen 8,1 % (Normalsatz), 2,6 % (ermässigter Satz) und 3,8 % (Sondersatz, insbesondere Beherbergung).

Ein steuerpflichtiges Unternehmen berechnet die MWST, zieht die vorsteuerabzugsberechtigte MWST auf seinen beruflichen Einkäufen ab, sofern die Bedingungen erfüllt sind, und zahlt die Differenz an die ESTV. Eine neue Tätigkeit prüft ihre Prognosen über zwölf Monate.

Eine freiwillige Anmeldung bleibt unterhalb der Schwelle möglich, muss aber kalkulatorisch geprüft werden, insbesondere wenn die Kunden Privatpersonen sind. Seit 2025 können bestimmte Unternehmen eine jährliche Abrechnung beantragen, ohne dass die Anzahlungen während des Jahres entfallen.

Diese MWST-Schwelle ist distinct von der Schwelle von 100'000 Fr., die für die Genfer Eintragung eines Einzelunternehmens im HR gilt. Jede Verpflichtung behält ihre eigenen Bedingungen.

MWST-Schwellen und HR-Eintragung: Genf vs. andere Westschweizer Kantone

Ausländische Gründer: Klärung der Aufenthaltsbewilligung mit Erwerbstätigkeit

Ausländische Gründer müssen ihre Situation klären, bevor sie Kosten verursachen. Die Gründung oder Leitung eines Unternehmens kann eine Aufenthaltsbewilligung zur Ausübung einer Erwerbstätigkeit erfordern.

Gemäss dem Staatssekretariat für Migration (SEM) kennt die Schweiz ein binäres Zulassungssystem. Staatsangehörige der EU oder der EFTA erhalten dank der Personenfreizügigkeitsabkommen (FZA) leicht Zugang zum Arbeitsmarkt. Hingegen wird nur eine begrenzte Anzahl von Führungskräften, Spezialisten oder anderen qualifizierten Arbeitskräften aus anderen Ländern zugelassen.

Für einen EU/EFTA-Staatsangehörigen hat die Aufenthaltsbewilligung B eine Gültigkeitsdauer von fünf Jahren. Sie wird erteilt, wer eine unbefristete oder befristete Anstellung von mindestens einem Jahr (365 Tage) nachweist, und wird um fünf Jahre verlängert, wenn die Bedingungen weiterhin erfüllt sind.

Die Zulassung unterliegt strengen Bedingungen: Der gesetzliche Rahmen erlaubt es, eine maximale Anzahl von Bewilligungen festzulegen, sowohl für den Bund als auch für jeden Kanton. Ein Gründungsprojekt garantiert daher allein nicht die Erteilung eines Aufenthaltstitels.

Ein Urteil des Waadtländer Kantonsgerichts (Verwaltungs- und Öffentlichrechtliche Kammer) vom 30. September 2015 illustriert diese Art von Schwierigkeit. Es betraf eine ausländische Staatsangehörige mit einer Bewilligung zur Ausübung einer bezahlten Tätigkeit, die die Stelle der Direktorin einer Gesellschaft innehatte.

Nach dem Ende ihres Arbeitsvertrags aus wirtschaftlichen Gründen beantragte sie die Verlängerung ihrer Bewilligung zur Ausübung einer Beratertätigkeit als Direktorin einer GmbH.

Das Arbeitsamt in Lausanne lehnte diese Verlängerung mit Entscheid vom 15. August 2014 ab. Auch das Bevölkerungsamt (SPOP) war in das Verfahren involviert.

Der Fall zeigt, dass ein Tätigkeitswechsel – vom Status der Angestellten zu dem der Leiterin oder selbständigen Beraterin – problematisch sein kann. Dies gilt sogar für eine Person, die bereits im Besitz einer Bewilligung mit Erwerbstätigkeit ist.

Bevor Statuten hinterlegt, ein Mietvertrag unterzeichnet oder Investitionen getätigt werden, sollte die Situation bei den zuständigen kantonalen Behörden überprüft werden. Dabei handelt es sich um das Arbeitsamt und das Bevölkerungsamt; eine Begleitung kann nützlich sein. Die Bedingungen variieren insbesondere je nach Nationalität, der geplanten Art der Tätigkeit und der Position im Unternehmen.

Nach der Eintragung: Das Handelsregister aktuell halten

Ein eingetragenes Unternehmen muss jede Änderung im HR mittels eines Änderungsantrags melden. Dieses offizielle Dokument dient dazu, eine Änderung der Firma, eine Adressänderung, eine Statutenänderung oder eine Liquidation anzumelden. Es ermöglicht auch die Aktualisierung der eingetragenen Personen (Geschäftsführer, Verwaltungsräte, Direktoren).

Das Verfahren gilt für alle Rechtsformen, einschliesslich GmbH, AG, Einzelunternehmen und KG. Es gewährleistet die Richtigkeit der im Register enthaltenen Informationen.

Wenn die Änderung die Statuten betrifft, muss der Beschluss gemäss den darin vorgesehenen Mehrheitsregeln gefasst werden. Die hinterlegten neuen Statuten müssen mit dem Obligationenrecht in der seit dem 1. Januar 2023 gültigen Fassung übereinstimmen.

Bestimmte Änderungen, insbesondere bei der AG und der GmbH, erfordern einen öffentlichen Urkundenakt und eine Eintragung im HR. Die Löschung des Unternehmens folgt einem separaten Verfahren.

Die Frist zur Meldung einer Änderung ist nicht explizit taggenau festgelegt. Jede Verzögerung kann zu administrativen Sanktionen, zusätzlichen Kosten und einem Vertrauensverlust bei Geschäftspartnern führen.

Die praktischen Modalitäten variieren von Kanton zu Kanton in der Westschweiz, insbesondere in Genf, im Kanton Waadt und im Wallis. Es ist sinnvoll, das HR des Sitzkantons zu konsultieren, bevor ein Änderungsantrag eingereicht wird.

Zusammenfassung und Aufmerksamkeitspunkte für die Westschweiz

Die Sequenz ist wie folgt benannt. Sie umfasst die Wahl der Rechtsform und des Namens sowie die Zusammenstellung der Unterlagen für die HR-Eintragung.

Für Kapitalgesellschaften beinhaltet sie den Gründungsakt vor dem Notar. Darauf folgen die Anmeldungen bei der AHV-Ausgleichskasse, der Unfallversicherung und der MWST.

Sie endet mit der Klärung des Aufenthaltsstatus ausländischer Gründer. Die aktuelle Haltung des HR begleitet anschliessend das gesamte Leben des Unternehmens.

Die Unternehmensgründung in der Westschweiz folgt einer mehrstufigen Logik. Zuerst wählt man die Rechtsform – Einzelunternehmen, KG, Kommanditgesellschaft, AG oder GmbH – und einen Namen, der den geltenden Regeln entspricht.

Anschliessend bereitet man die Unterlagen für die HR-Eintragung vor: Einschreibegesuch, Informationsblatt, Nachweis des Sitzes oder Büros, dann Beglaubigung der Unterschrift.

Für die AG und die GmbH erfolgt der Gründungsakt vor dem Notar vor der Eintragung. Zum Schluss folgen die Erstanmeldungen bei der Ausgleichskasse, der Steuerbehörde für die MWST und der Unfallversicherung, wobei Tools wie EasyGov die Bündelung ermöglichen.

Ausländische Gründer müssen ihr mit einer Erwerbstätigkeit verbundenes Aufenthaltsrecht klären, bevor sie Ausgaben tätigen. Die Leitung oder Gründung eines Unternehmens kann eine bewilligungspflichtige und kontingentierte Autorisation erfordern.

Ein Tätigkeitswechsel kann die Verlängerung erschweren, wie die waadtländische Rechtsprechung zeigt. Das Leben des Unternehmens endet nicht mit der Eintragung.

Jede Änderung muss dem HR durch einen Änderungsantrag gemeldet werden, andernfalls drohen Sanktionen, zusätzliche Kosten und ein Glaubwürdigkeitsverlust.

Die konkreten Anforderungen variieren von Kanton zu Kanton, in Genf ebenso wie im Kanton Waadt oder im Wallis. Dies betrifft die beizulegenden Dokumente, die Anforderung eines kantonalen Büros, die Online- oder Posteinreichung sowie die Modalitäten der Beglaubigung.

Das Voraussehen dieser Formalitäten und die Überprüfung der Dokumentenlisten beim zuständigen Handelsregister vermeidet Verzögerungen. Im Zweifelsfall ist eine vorgängige Beratung nützlich.

Für die MWST ist die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) die zuständige Behörde. Die ordentliche Schwelle liegt bei einem weltweiten massgebenden Umsatz von 100'000 Fr., mit Anmeldung innerhalb von 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht.

Die Registrierung und die Abrechnungen erfolgen online bei der ESTV. Die im Jahr 2026 geltenden Sätze betragen 8,1 %, 2,6 % und 3,8 %. Eine freiwillige Anmeldung bleibt unterhalb der Schwelle möglich, muss aber kalkulatorisch geprüft werden.