Mehrwertsteuerbefreiung: Wann eine KMU nicht steuerpflichtig bleibt

Nicht steuerpflichtig, befreit, ausserhalb des Geltungsbereichs: drei Situationen, die man nicht verwechseln darf

Eine KMU kann aus zwei Gründen ohne Mehrwertsteuer (MWST) fakturieren. Erstens erreicht ihr Umsatz die Schwelle der obligatorischen Steuerpflicht nicht: Sie bleibt nicht im Register der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) eingetragen. Zweitens ist die Dienstleistung selbst vom Steuerbereich ausgeschlossen – Gesundheit, Bildung, Versicherung oder Bankwesen – unabhängig vom Umsatz. In beiden Fällen erscheint keine MWST-Zeile auf der Rechnung, doch die tatsächlichen Kosten unterscheiden sich.

Ihr gemeinsamer Nachteil: Die auf die Ausgaben für diese Tätigkeiten entfallende MWST ist grundsätzlich nicht rückforderbar. Ein nicht steuerpflichtiges Unternehmen oder ein in einem ausgeschlossenen Bereich tätiges Unternehmen zahlt die MWST auf seine Einkäufe, sein Material, seine Software und seine Gemeinkosten also wie ein Endkonsument. Ein steuerpflichtiges Unternehmen hingegen holt sie sich zurück.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Stabilität. Der Ausschluss aus dem Steuerbereich hängt von der Art der Tätigkeit ab: Er ändert sich nicht mit dem Wachstum des Unternehmens. Die Nicht-Steuerpflicht hängt vom Umsatz ab: Sie kann von einer Geschäftsperiode zur anderen kippen, manchmal sogar mitten im Jahr, sobald ein grosser Auftrag oder eine neue Markterschliessung die Schwelle überschreitet.

Diese bewegliche Grenze erfordert eine regelmässige Überwachung. Sie unterscheidet eine KMU unterhalb der Schwelle von einem freiberuflich Tätigen, dessen Tätigkeit aus dem MWST-Bereich ausgeschlossen ist.

In der Schweiz spricht man von Leistungen, die vom Steuerbereich ausgeschlossen sind, und nicht von «befreiten» Leistungen. Diese Nuance ist wichtig: Der Ausschluss aus dem Steuerbereich führt zum Verlust des Rechts, die Vorsteuer auf den entsprechenden Ausgaben abzuziehen.

Nicht steuerpflichtiges Unternehmen vs. steuerpflichtiges Unternehmen

Eine selbstständige Tätigkeit, im eigenen Namen, mit nachhaltigen Einnahmen

Noch vor dem Umsatz stellt die ESTV drei materielle Bedingungen. Ein Unternehmen mit Sitz in der Schweiz ist grundsätzlich mwst-pflichtig, wenn es eine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Es muss auch im eigenen Namen gegenüber Dritten handeln und auf nachhaltige Einnahmen aus Leistungen abzielen. Diese drei Elemente kumulieren sich: Es ist sinnlos, eine Schwelle zu berechnen, wenn eines dieser Elemente fehlt.

Die beiden Kriterien, die die Debatte über die Schwelle am häufigsten ausschliessen, sind die Selbstständigkeit und die Dauerhaftigkeit. Eine Person, die in einem Unterordnungsverhältnis arbeitet – Arbeitszeiten, Weisungen, Integration in die Organisation eines Arbeitgebers – übt eine unselbstständige Tätigkeit aus.

Eine Freizeitaktivität ohne die Absicht, nachhaltige Einnahmen zu generieren, erfüllt die Bedingung der Dauerhaftigkeit nicht. Das Ziel, einen Umsatz von CHF 100'000 zu erreichen, ist dann sinnlos.

Die Prüfung erfolgt daher in dieser Reihenfolge: Status als Selbstständiger und Handeln im eigenen Namen, Aussicht auf wiederkehrende Einnahmen, dann Vergleich des Umsatzes mit der massgebenden Schwelle. Die ESTV hat eine eigene Seite zur Unterscheidung zwischen selbstständiger und unselbstständiger Tätigkeit veröffentlicht. Diese ist nützlich, wenn ein einzelnes Mandat, eine Nebentätigkeit oder eine Zusammenarbeit zwischen mehreren Selbstständigen die Lage unklar macht.

Die entscheidende Schwelle: CHF 100'000 weltweiter Umsatz

Die Schwelle der obligatorischen Steuerpflicht liegt bei einem massgebenden weltweiten Umsatz von CHF 100'000, wobei ein Teil davon in der Schweiz erzielt wird. Sie ist weder kantonal noch auf den Schweizer Markt beschränkt.

Die MWST ist eine Bundessteuer: Die Sätze sind in allen Kantonen identisch und hängen nicht von der Rechtsform ab. Eine in mehreren Kantonen tätige KMU muss daher keine regionalen Schwellen addieren, sondern nur einen einzigen, weltweiten Zähler verfolgen.

Diese weltweite Basis hat eine direkte Konsequenz für Exporteurinnen und solche, die Kunden im Ausland fakturieren: Der ausserhalb der Schweiz erzielte Umsatz zählt zur Gesamtsumme. Eine KMU, die beispielsweise 300'000 Franken aus Aufträgen im Ausland und 40'000 Franken in der Schweiz einnimmt, überschreitet die massgebende Schwelle, auch wenn keiner ihrer Umsätze in der Schweiz CHF 100'000 erreicht.

Sie muss sich bei der ESTV anmelden, obwohl sie diesen Betrag auf dem Schweizer Markt nie überschritten hat.

Einmal steuerpflichtig, kehrt sich die Logik für Exportverkäufe um. Ein korrekt dokumentierter Export wird ohne schweizerische MWST fakturiert. Er eröffnet grundsätzlich das Recht auf Rückerstattung der Vorsteuer.

Die Verfolgung der weltweiten Gesamtsumme bleibt die einzige Möglichkeit, um zu wissen, ob man über oder unter der Schwelle liegt. Ein in Euro oder Dollar eingenommener Umsatz muss gemäss den von der ESTV veröffentlichten Kursen umgerechnet werden.

Schwellen der MWST-Steuerpflicht in der Schweiz

Zwei Situationen, in denen die Schwelle auf CHF 250'000 steigt

Die ESTV dokumentiert zwei Kategorien mit einer höheren massgebenden Schwelle. Für gemeinnützige Sport- oder Kulturgesellschaften, die ehrenamtlich geführt werden, liegt die Schwelle bei einem Umsatz von mindestens 250'000 Franken. Dasselbe gilt für gemeinnützige Institutionen: Die Schwelle liegt bei einem Umsatz von mindestens 250'000 Franken aus Leistungen, die auf dem schweizerischen Territorium und im Ausland erbracht werden.

Diese beiden Regime beruhen auf kumulativen Bedingungen. Es braucht einen besonderen Status – gemeinnützige, ehrenamtlich geführte Sport- oder Kulturgesellschaft oder gemeinnützige Institution – und einen Umsatz, der die Schwelle erreicht.

Die Berechnung des massgebenden Umsatzes in diesen Ausnahmeregelungen folgt eigenen Regeln. Um einen konkreten Fall zu entscheiden, sollte man sich auf die Angaben der ESTV und die MWST-Info 02 Steuerpflicht beziehen.

Wenn eine der Bedingungen wegfällt, verschwindet das Ausnahmeregelung. Ein Kulturverein, der seine Führung einem bezahlten Profi überträgt, oder ein Verein, der sich in eine kommerzielle Struktur umwandelt, erfüllt die Bedingungen des Ausnahmeregelungs nicht mehr.

Dies ist der Punkt, den Vereine und Stiftungen, deren Modell teilweise auf Freiwilligenarbeit beruht, jedes Jahr überprüfen müssen.

Was die Befreiung im Alltag ändert

Eine nicht steuerpflichtige KMU fakturiert ihren Kunden keine MWST: Sie kassiert den Preis exklusive Steuer, ohne Angabe eines Satzes oder einer MWST-Nummer auf der Rechnung. Im Gegenzug wird die an ihre Lieferanten gezahlte MWST zu endgültigen Kosten, die sie nicht abziehen kann. Ein steuerpflichtiges Unternehmen hingegen zieht die MWST auf seinen Verkäufen ein, zieht die Vorsteuer auf seinen professionellen Einkäufen ab und zahlt die Differenz an die ESTV.

Die Differenz lässt sich leicht messen. Ein Unternehmen, das Material für 1'000 Franken exklusive Steuer kauft, zahlt seinem Lieferanten 1'081 Franken: Die 81 Franken MWST zum normalen Satz von 8,1 % bleiben zu seiner Last.

Wenn es im selben Jahr selbst 90'000 Franken fakturiert, bleibt es unter der Schwelle und erhält nichts zurück. Seine Rechnungen müssen daher angepasst werden, um keine MWST auszuweisen, und seine Preise müssen exklusive Steuer gedacht sein: Der kassierte Betrag ist vollständig Umsatz, ohne den für die ESTV bestimmten Anteil.

Die Überwachung kann sich daher nicht auf eine Überprüfung am Ende der Geschäftsperiode beschränken. Die Schwelle bezieht sich auf einen laufenden Umsatz, und ein wichtiger Auftrag, der mitten im Jahr unterzeichnet wird, kann die Grenze vor dem Abschluss der Jahresrechnung überschreiten.

Eine vierteljährliche Überwachung des massgebenden weltweiten Umsatzes vermeidet, dass man zu spät entdeckt, dass eine Anmeldung erforderlich war, und die vergangene Periode nachträglich regulieren muss.

Prozess zur Überwachung der Steuerpflichtschwelle

Den Umsatz überwachen und die Löschung beantragen

Die ESTV empfiehlt Unternehmen, die eine der massgebenden Umsatzschwellen erreichen, dringend, das Anmeldeformular auszufüllen. Ziel: Feststellen, ob eine obligatorische Steuerpflicht besteht.

Dieses Formular dient auch im Zweifelsfall bei einer Grenzsituation. Es gehört zu den Standardinstrumenten einer KMU, die zögert, ob sie nicht steuerpflichtig bleiben oder sich anmelden soll.

Ein eingetragenes Unternehmen, das wieder unter die Bedingungen der obligatorischen Steuerpflicht fällt, muss seine Löschung aus dem Register beantragen. Die ESTV fordert ausdrücklich dazu auf, die Löschung zu beantragen, wenn die Bedingungen für die obligatorische MWST-Steuerpflicht nicht mehr erfüllt sind.

Nichts geschieht automatisch. Ein Rückgang der Aktivität, das Ende eines grossen Auftrags oder ein Nulljahr löschen das Unternehmen nicht von Amts wegen. Es ist das Unternehmen selbst, das das Verfahren bei der ESTV einleitet, welche die Situation prüft, bevor sie die Löschung ausspricht.

Nach einer Löschung findet das Unternehmen zur Logik der Befreiung zurück: Es hört auf, die MWST zu fakturieren, und kann die Vorsteuer auf seinen Einkäufen nicht mehr zurückfordern. Die Details der Bedingungen finden sich in der von der ESTV veröffentlichten MWST-Info 02 Steuerpflicht, die als Referenz zur Entscheidung eines konkreten Falls dient.

Und wenn die Schwelle überschritten wird: Anmeldung, Sätze und Abrechnungsmethoden

Das Überschreiten löst die Eintragung im Register der ESTV aus.

Seit dem 1. Januar 2024 gelten drei Sätze. Der Normalsatz beträgt 8,1 %. Der reduzierte Satz beträgt 2,6 % unter anderem für Lebensmittel, Medikamente, Bücher und Zeitungen, gemäss den jeweiligen spezifischen Regeln für jede Leistung. Der Sondersatz für Beherbergung beträgt 3,8 %.

Diese Sätze gelten in allen Kantonen und hängen nicht von der Rechtsform ab.

Eine im Restaurant servierte Mahlzeit unterliegt in der Regel dem Normalsatz. Der Verkauf von Lebensmitteln zum Mitnehmen kann dem reduzierten Satz unterliegen, wenn die Bedingungen erfüllt sind. In einem Hotel profitiert das Frühstück, das mit der Übernachtung verbunden ist, vom Beherbergungssatz.

Für die Abrechnung wählt das Unternehmen seine Methode. Die effektive Methode besteht darin, die MWST auf den Verkäufen zu fakturieren, die Vorsteuer auf den professionellen Einkäufen abzuziehen und die Differenz zu zahlen.

Die Sätze der Nettosteuerlast und die Pauschalsätze sind branchenspezifisch, gemäss der ESTV. Sie vereinfachen die Abrechnung erheblich, da die Vorsteuer nicht ermittelt werden muss.

Einige Unternehmen können zudem eine jährliche Abrechnung beantragen, ohne während des Jahres von den Anzahlungen befreit zu sein.

Der Übergang von der Befreiung muss vorbereitet werden. Man muss die Verträge und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen überprüfen, um den Hinweis auf die MWST einzufügen, die ausgewiesenen Preise prüfen, die Fakturierung anpassen und sich auf dem Portal der ESTV registrieren, das nun die Online-Abrechnungen bündelt.

Gültige MWST-Sätze seit dem 1. Januar 2024

Drei Situationen, die bei der ESTV überprüft werden sollten

Ausländisches Unternehmen, das Leistungen in der Schweiz erbringt. Unternehmen mit Sitz im Ausland sind nicht irrelevant. Sportler mit Wohnsitz im Ausland und Sportteams mit Sitz im Ausland können der schweizerischen MWST unterliegen.

Die ESTV widmet eine ganze Seite der Steuerpflicht ausländischer Unternehmen. Sie präzisiert auch, in welchen Fällen einige von ihnen von der Steuerpflicht befreit sind.

Eine schweizerische, nicht steuerpflichtige KMU, die Leistungen von einem ausländischen Lieferanten kauft, ist damit nicht aus dem Schneider. Sie könnte der Erwerbssteuer unterliegen, ein Thema, das die ESTV separat behandelt.

Vom Steuerbereich ausgeschlossene Leistungen. Wenn ein Teil der Tätigkeit zu ausgeschlossenen Leistungen gehört – Gesundheit, Bildung, Versicherung, Bankwesen – ist die auf die entsprechenden Ausgaben entfallende MWST grundsätzlich nicht rückforderbar. Ein Unternehmen, das sowohl ausgeschlossene als auch steuerbare Tätigkeiten ausübt, muss seine Ausgaben aufteilen. Dies setzt eine Buchhaltung voraus, die die Zuordnungen identifizieren kann.

Angesichts dieser Fälle stellt die ESTV ein Entscheidungsinstrument zur Verfügung. Das Anmeldeformular ermöglicht die Bestimmung der Steuerpflicht. Die ESTV bietet auch Seiten zur Löschung, zur Erwerbssteuer und zu ausländischen Unternehmen sowie die MWST-Info 02 Steuerpflicht an. Diese Dokumente ermöglichen es, eine Grenzsituation zu objektivieren, anstatt sie aufgrund einer persönlichen Interpretation zu entscheiden.

Bei der ESTV durchzuführende Prüfungen